 |
|
|
|
|
Ferie med autosvar og bøvl
|
Gode råd til dem, der ikke kan koble fra uden at være
koblet op
Af Abelone Glahn, ag@amedia.dk,
indehaver af konsulentfirmaet amedia
og forfatter af flere bøger om netværking, bl.a. Dit virtuelle netværk
Så er det snart ferietid. Væk fra arbejde, væk fra
mobilen, væk fra mailen… eller hvordan var det lige, det var?
Hvor afkoblet vil du være -- hvor meget synes du, du skal
følge med, selv om du sidder i sommerhus eller er i udlandet?
Og, hånden på hjertet, vil du for en sikkerheds skyld
alligevel lige hente noget mail på mobilen, selv om du er
på ferie?
Autosvar med
besvær
Et konkret eksempel:
Fornylig skulle jeg til Spanien uden opkobling i fire arbejdsdage. Jeg
vidste, at der ville komme mail fra eksisterende kunder, som burde
blive besvaret, ligesom tiden før sommerferien typisk for en
selvstændig ofte indebærer ny henvendelser angående
efterårssæsonens job.
Dem ville jeg jo ikke misse på grund af for sen tilbagemelding.
Derfor var det tvingende nødvendigt for mig at have et autosvar,
som henviste til, hvornår jeg kom tilbage, og at man kunne sende
mig en sms, hvis det hastede.
Kun på
Exchange server
Jeg bruger Microsoft Office Outlook som del af Small Business Edition.
Jeg ledte længe efter 'ikke til stede assistenten', der burde
dukke op under Funktioner, men muligheden var ikke på min
enkeltpersons firma PC, svarende til en hjemmePC.
Man kan kun lave feriesvar, hvis man er på en Exchange server,
der håndterer den slags.
Hvis funktionen (der i den engelske udgave hedder OOF, Out of Office
Feature) imidlertid dukker op, er man på en Exchange server, og
man skal da blot følge anvisningerne for opsætning af mail.
Maskinen skal
være tændt
Microsoft foreslår i stedet dem, der ikke er på en Exchange
Server, at opsætte en række regler for indkommet post, som
kan besvares med den ordlyd, du selv vælger.
Men løsningen fordrer, at du holder maskinen tændt og
lader Outlook køre under hele din ferie. Ikke alle synes om
dette, dels på grund af strømforbruget, dels af angst for
'hvad der ellers sniger sig ind i maskinen, der bare står
tændt'.
Og hvad så hvis der er indbrud, mens man er væk -- så
er maskinen jo i hvert fald ikke låst for en eventuel tyv. Kort
sagt,
dårlig løsning.
Autosvar
på webmail
Så må man da kunne opsætte et autosvar på sin
webmail?! Ja, naturligvis. De fleste mailprogrammer gør det
muligt at opsætte et autosvar, men også her er der ulemper:
Et autosvar på din webmail giver ganske vist besked til de
relevante, men også til en lang række irrelevante,
først og fremmest dem, der sender spam!
Selv om du kan indstille spamfiltret højt på din webmail,
så du sorterer en masse mistænkelige breve fra, vil en del
spam slippe igennem.
Alle disse spammails får et autosvar om, at du ikke er til stede.
Og den mail returneres tilbage til dig med beskeden om -- at afsenderen
ikke eksisterer ("I'm sorry to have to inform you that your message
could not be delivered to one or more recipients. No such user").
Onlinegrupper i
ferien
En anden gruppe modtagere, der også får din
feriebesked, er de postgrupper, communities, du har tilmeldt dig.
Hver gang der kommer nyt indlæg i en diskussion, vil samtlige
få at vide, at du er på ferie. Det er dårlig
netetikette, og i visse kredse bliver man virkelig hængt ud,
når man har overset dette og generer 4-500 på en mailliste
i ugevis.
Netetiketten byder, at du melder dig fra onlinegrupperne, når du
er på ferie.
Du bør gøre en af følgende to ting:
- Enten sætte indstillingerne til kun at modtage gruppemails
på gruppens hjemmeside (og derefter læse indlæg
dér, hvis du ikke kan vente, til du kommer hjem fra ferie).
- Eller bruge en anden mail, når du tilmelder dig
onlinegrupper.
Det sidste er klart det smarteste, fordi du også uden for ferie
slipper for gruppemails, hvis du henter mails via mobiltelefon. Dette
billiggør din telefonregning væsentligt.
Spam på
mobilen
Mange henter mail på mobilen, mens de er bortrejst. Dette var
også min intention at gøre på min Spanienstur. Men
en enkelt test-henting, inden jeg tog af sted, viste, at jeg netop fik
dette væld af fejlmeddelelser fra spamafsendere. Det ville blive
en dyr telefonregning, indså jeg.
Efter nøje at have vendt situationen med min webudbyder, der
indrømmede disse uhensigtsmæssigheder i webmailprogrammet,
endte jeg med at vælge en kold tyrker:
- At sætte autosvaret på webmailen, så kunder
kunne få den relevante besked,
- acceptere, at jeg ved hjemkomsten ville få massevis af
fejlmeddelelser,
- og affinde mig med, at jeg ikke skulle hente mails via min
mobiltelefon for en sikkerheds skyld.
Ved hjemkomsten lå der 824 fejlmeddelelser, som skulle
håndslettes, da de ikke alle sammen havde den samme formulering i
emnefeltet. Min konklusion blev, at jeg aldrig
mere sætter autosvar på igen.
Gmail, grupper og
feriesvar
Mange bruger Gmail til
deltagelse i onlinegrupper, fordi Gmail gør det muligt at gemme
meget post. Visse onlinegrupper arkiverer ikke medlemmernes
indlæg på en tilgængelig side, og derfor kan man kun
gemme korrespondance i sin egen mailboks.
Ønsker du over tid adgang til disse mails, kan det være en
rigtig god ide at oprette en Gmail, som du bruger til dine
onlinegrupper.
Feriebeskeder på Gmail kan tilpasses til en vis grad. Vælg
Indstillinger> Generelt> Feriesvar.
Feriesvaret går ikke tilbage til spammere og til onlinegrupper,
man er medlem af. Man kan yderligere vælge, at kun de mennesker,
man har i sit adressekartotek, får besked om, at man er på
ferie. Det lyder smart, men betyder jo, at ny kunder ikke får
besked om, at du er væk -- og det er måske ikke
særlig troværdigt.
Endelig fordrer det, at du bruger Gmail generelt og ikke kun til
online-gruppepost,
altså at du har lagt hele dit adressekartotek over på
Gmail.
Er du Skypebruger, kan du ud for dit navn skrive, at du ikke kan
nås de næste fjorten dage, ligesom du i opsætningen
andetsteds kan viderestille til et andet telefonnummer.
Teksten i
autosvar
Hvad skal du skrive i autosvar?
Her er der delte meninger. Nogle ønsker at skrive så lidt
som muligt, især selvstændige, der ikke ønsker at
signalere, at huset står tomt, og at det er nemt at bryde ind.
Andre får ligefrem af deres modtagere at vide, at de gerne
må gøre autosvaret fortællende, så man kan
følge lidt mere med i virksomhedens gøren og laden.
En klassiker, der får mange løse ender til at
mødes, kunne lyde:
Tak for din mail
Jeg tjekker min mailboks hver dag
mellem 09.00 og 10.00 Hvis din henvendelse har behov for mere akut
respons, beder jeg dig ringe på min mobil xxxxxxxx Mange hilsner
Xxxx
Hvor meget
skal vi være på?
Det er lidt skræmmende, hvor meget vi forventes at være
på hele tiden. Så før du overhovedet sætter
feriesvar på, bør du overveje, om du vitterlig skal --
eller vil -- være så tilgængelig.
Når man går på ferie fra en større virksomhed,
véd de nærmeste kolleger det. Har de ikke umiddelbart selv
været med til feriebajerne om fredagen, kan de ofte tjekke din
status i den elektroniske kalender.
Mennesker uden for en virksomhed har ikke nødvendigvis brug for
at vide, at du er væk, men snarere brug for at vide, hvortil de
så skal rette deres henvendelse. Sørg for, at dette
fremgår af din besked.
For den selvstændige er det især i de kortere ferier et
spørgsmål om, hvor meget besvær man vil gå
igennem (jævnfør ovenstående) for at besvare mails,
og hvor mange kunder man går glip af, hvis man har is i maven og
svarer efter en uge.
Grundlæggende bør du spørge dig selv:
- Hvad skal en sådan tilgængelighed bruges til?
- Hvem har gavn af den?
- Ville det gavne endnu mere, hvis jeg ikke er tilgængelig i
en periode?
- Og -- kan jeg holde til at være koblet af -- hvor
afhængig er jeg blevet af at være tilgængelig?
Der er også en helt syvende løsning: det menneskelige
autosvar. Dvs en person, som er blevet hjemme, og som henter mails hver
anden dag, ringer op og læser overskrifter op for dig i
telefonen. Tro mig: Det virker effektivt -- man lærer i den grad
at vælge de vigtige og lade resten vente.
Gode råd om
feriesvar
- Bruger du Microsoft Outlook, finder du her den omhyggelige vejledning.
- Først skal du finde ud af, om du overhovedet er på
en Exchange server. Hvis du er, er din lykke gjort -- du formulerer
beskeden og går på ferie.
- Er du ikke på en Exchange server, kan du sætte regler
op for behandlingen af indkomne breve, men du skal lade computeren og
Outlook være tændt, for at beskeden når frem til dine
modtagere.
- Alternativt kan du sætte autosvar på din webmail med
risiko for at få en masse non-deliverable-beskeder.
- Endelig kan du blot videresende din mail til en kollega, som ikke
er på ferie (husk at underrette vedkommende)
- Hent kun din hovedmail via mobilen.
- Tilmeld dig onlinegrupper med en anden emailadresse fx Gmail, ellers bliver du ruineret af
mobilregningen.
Bemærk:
Vi prøver at linke præcist. Men konsekvensen kan af og til
være, at brugerne møder et dødt link, fordi stoffet
siden er blevet flyttet til en ny plads på netstedet. Så
må I prøve at lede lidt på stedet.
|
|
|
|
|
|